Die bedeutendsten städtischen Archive wurden im Jahr 1957 in einem einzigen Institut zusammengefasst, und zwar in der "Unterabteilung des
Staatsarchivs von Prato". Diese Abteilung wurde im ehemaligen Wohnsitz von Francesco di Marco Datini* einem Palast aus dem 13. Jahrhundert* untergebracht. Im Jahr 1963 erhielt die Institution den Namen "Abteilung des Staatsarchivs" und war, auf der Basis der Rechtsvorschriften, die die Organisation der italienischen Archive regelt, dem Staatsarchiv Florenz unterstellt.
Diese Rechtsvorschriften schreiben die Existenz eines Staatsarchivs in jeder der italienischen Regionen vor. (D.P.R. 30 sett.1963 n. 1409).

Im Rahmen der Verordnung des Ministeriums für Kulturgüter und Umwelt vom 24. Mai
1997, in Folge der Gründung der Provinz Prato, wurde aus der Abteilung des Staatsarchivs das eigenständige Staatsarchiv der Provinz.
Der im Staatsarchiv Prato aufbewahrte dokumentarische Bestand gibt Auskunft über wichtige Teile der Stadtgeschichte, angefangen bei den institutionellen Aspekten der lokalen Regierung und des Vereinslebens (Gemeinde, Wohltätigkeits-und soziale Einrichtungen, kirchliche Einrichtungen etc.) bis hin zu familiären und privaten Bereichen (Familien- und Personenarchive).

Ein Grossteil des Archives setzt sich aus den Beständen der Stadtverwaltung*, zusammen, welche insgesamt aus 7294 Einzelstücken bestehen, die, chronologisch geordnet, den Zeitraum zwischen den Jahren 1237 und 1899 abdecken.
Aufbewahrt sind sowohl Dokumente, die kennzeichnend für die institutionellen Aktivitäten der mittelalterlichen Stadtverwaltung sind, wie z.B. Satzungen und Gesellschaftsverträge, Beschlüsse (die ursprünglich "diurni" genannt wurden), Verträge, Steuerbefehle etc., als auch Dokumente der modernen Epoche ( Urkunden der Gerichtskanzlei, Schriftverkehr mit der Zentralverwaltung etc.).
Darüberhinaus sind die Papiere des Gerichtswesens (Besitzstandsamt, Amts- gericht und Vikariat) archiviert.

Innerhalb des Archivs befinden sich Vorhin eine Reihe von Einzelstücken, wie z.B. der sogenannte Zivilstatus*, oder, besser gesagt, die Registrierung. In Kopie liegen die Taufbücher vor, deren Originale bei den kirchlichen Autoritäten aufbewahrt sind, und in denen die Geburten der Bürger von Prato seit dem Jahr 1482 vermerkt sind. Die Todesfälle werden seit dem Jahr 1557 verzeichnet. Alle Eintragungen sind alfabetisch geordnet.